ขายคอร์สทรีตเมนต์อย่างไร ให้ติดตามการใช้ได้ครบทุกครั้ง
คอร์สทรีตเมนต์ช่วยให้ผู้ป่วยกลับมาต่อเนื่อง แต่ถ้าติดตามด้วยบัตรกระดาษ คลินิกจะเจอปัญหาตัดครั้งผิด คอร์สหมดอายุไม่รู้ตัว และข้อโต้แย้งกับผู้ป่วย บทความนี้รวมวิธีจัดการตั้งแต่ออกแบบจนใช้ครบ
การขายคอร์สทรีตเมนต์ เช่น ทรีตเมนต์ผิว เลเซอร์ หรือกายภาพหลายครั้ง เป็นวิธีที่ช่วยให้ผู้ป่วยได้รับการดูแลต่อเนื่องและช่วยให้คลินิกวางแผนรายได้ได้ดีขึ้น แต่คอร์สก็เป็นภาระที่คลินิกต้องดูแลต่อจากวันที่รับเงิน หากติดตามด้วยบัตรกระดาษหรือสมุดจด ปัญหาที่ตามมาคือตัดครั้งผิด ผู้ป่วยจำจำนวนครั้งไม่ตรงกับคลินิก คอร์สหมดอายุโดยไม่มีใครแจ้ง และไม่รู้ว่าคลินิกยังมีบริการค้างให้ลูกค้าอยู่เท่าไร บทความนี้รวมแนวทางตั้งแต่ออกแบบคอร์ส ขาย ตัดครั้ง ไปจนถึงปิดคอร์ส
ออกแบบคอร์สทรีตเมนต์ให้ชัดตั้งแต่ก่อนขาย
คอร์สที่ติดตามง่ายเริ่มจากการกำหนดรายละเอียดให้ครบตั้งแต่แรก ทุกคอร์สควรตอบคำถามเหล่านี้ได้
| หัวข้อ | ต้องกำหนดอะไร | ตัวอย่างคำถาม |
|---|---|---|
| รายการในคอร์ส | บริการแต่ละรายการและจำนวนครั้ง | คอร์สนี้มีทรีตเมนต์อะไรบ้าง รายการละกี่ครั้ง |
| ระยะเวลาใช้ | วันหมดอายุนับจากวันซื้อหรือวันใช้ครั้งแรก | ถ้าเกินกำหนดจะเกิดอะไรขึ้น ขยายได้หรือไม่ |
| ผู้ใช้สิทธิ์ | ใช้ได้เฉพาะเจ้าของคอร์สหรือโอนได้ | ให้คนในครอบครัวใช้แทนได้หรือไม่ |
| การเปลี่ยนหรือคืน | เงื่อนไขเปลี่ยนบริการหรือขอคืนเงินส่วนที่ไม่ได้ใช้ | คิดมูลค่าครั้งที่ใช้ไปแล้วอย่างไร |
| สาขาที่ใช้ได้ | ใช้ได้เฉพาะสาขาที่ซื้อหรือทุกสาขา | ผู้ป่วยย้ายไปใช้อีกสาขาได้หรือไม่ |
เงื่อนไขเหล่านี้ควรเขียนเป็นข้อความสั้น อ่านง่าย และให้ผู้ป่วยรับทราบก่อนชำระเงิน การสื่อสารเงื่อนไขให้ชัดและเป็นธรรมกับผู้บริโภคเป็นสิ่งที่คลินิกควรใส่ใจ หากมีข้อสงสัยด้านการคุ้มครองผู้บริโภค ดูข้อมูลได้ที่สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภค หรือปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายของคลินิก
ขายคอร์สอย่างมีจรรยาบรรณ ผู้ป่วยไว้ใจและกลับมาใช้จริง
คอร์สที่ผู้ป่วยซื้อเพราะถูกเร่งรัด มักจบด้วยการใช้ไม่ครบ ขอคืนเงิน หรือรีวิวที่ไม่ดี การขายที่ยั่งยืนกว่าจึงควรยึดหลักต่อไปนี้
- เริ่มจากการประเมินของแพทย์ แนะนำคอร์สเมื่อเหมาะกับปัญหาของผู้ป่วยจริง และอธิบายผลที่คาดหวังได้อย่างตรงไปตรงมา ไม่รับประกันผลเกินจริง
- ให้เวลาตัดสินใจ หลีกเลี่ยงการบอกว่าโปรโมชันจะหมดภายในไม่กี่นาทีเพื่อเร่งปิดการขาย
- เสนอทางเลือก เช่น ทดลองครั้งเดียวก่อน หรือคอร์สจำนวนครั้งน้อยลง ผู้ป่วยที่เห็นผลจริงจะกลับมาซื้อเพิ่มเอง
- อธิบายเงื่อนไขก่อนรับเงินเสมอ โดยเฉพาะวันหมดอายุ และการคืนเงินหรือเปลี่ยนบริการ
- ระวังข้อความโฆษณา การโฆษณาบริการทางการแพทย์มีข้อกำหนดเฉพาะ ควรตรวจสอบแนวทางของหน่วยงานที่กำกับดูแลก่อนเผยแพร่โปรโมชัน
ขั้นตอนขายคอร์สที่ไม่สร้างปัญหาภายหลัง
ช่วงขายคือจุดที่ข้อมูลผิดพลาดง่ายที่สุด เพราะพนักงานมักรีบปิดการขาย ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้ข้อมูลถูกตั้งแต่ต้น
- เลือกคอร์สจากรายการมาตรฐานในระบบ ไม่พิมพ์ชื่อคอร์สหรือจำนวนครั้งเอง เพื่อไม่ให้แต่ละคนตั้งชื่อต่างกัน
- ผูกคอร์สกับเวชระเบียนของผู้ป่วย ไม่ใช่จดแยกในสมุดขาย
- บันทึกการชำระให้ตรงความจริง ถ้าผ่อนจ่ายหรือจ่ายบางส่วน ให้บันทึกยอดค้างให้ชัด
- แจ้งเงื่อนไขและวันหมดอายุ พร้อมให้เอกสารที่ระบุรายการ จำนวนครั้ง และวันหมดอายุ
- นัดหมายครั้งแรกทันที ผู้ป่วยที่มีนัดครั้งแรกตั้งแต่วันซื้อมีแนวโน้มใช้คอร์สต่อเนื่องกว่า
หากผู้ป่วยวางเงินบางส่วนเพื่อจองคอร์สก่อนตัดสินใจ ควรแยกเป็นเงินมัดจำ ไม่ใช่ขายคอร์สทันที รายละเอียดอยู่ในจัดการเงินมัดจำผู้ป่วยให้ถูกต้อง
ตัดครั้งการใช้คอร์สให้ถูกต้องทุกครั้ง
หัวใจของการติดตามคอร์สคือการตัดครั้งในวันที่ใช้บริการจริง และให้ทุกฝ่ายเห็นยอดคงเหลือเดียวกัน
- ตัดครั้งจาก Visit ของวันนั้น เพื่อให้รู้ว่าใช้วันไหน ทำโดยใคร และมีบันทึกการรักษาประกอบ
- แจ้งผู้ป่วยทุกครั้งว่าใช้ไปแล้วกี่ครั้งและเหลืออีกกี่ครั้ง ลดข้อโต้แย้งในอนาคต
- ถ้าผู้ป่วยใช้บริการที่ไม่อยู่ในคอร์ส ให้คิดเป็นรายการแยก ไม่ตัดจากคอร์สแบบเหมารวม
- ถ้าตัดผิด ให้ยกเลิกรายการตัดพร้อมเหตุผล ไม่แก้ตัวเลขคงเหลือตรง ๆ
สำหรับคลินิกที่จ่ายค่าแพทย์ตามผลงาน การตัดคอร์สตามครั้งที่ใช้จริงยังเป็นฐานสำคัญในการคิด DF ของแพทย์ผู้ทำหัตถการ อ่านเพิ่มที่ค่า DF แพทย์ คิดและจ่ายอย่างไรให้โปร่งใส
เคล็ดลับ: ก่อนผู้ป่วยกลับ ให้แคชเชียร์หรือเคาน์เตอร์ยืนยันยอดคงเหลือของคอร์สด้วยวาจาสั้น ๆ เช่น "วันนี้ใช้ครั้งที่ 4 เหลืออีก 6 ครั้ง หมดอายุสิ้นเดือนมีนาคมค่ะ" ประโยคเดียวนี้ช่วยป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อนได้มาก
คุมวันหมดอายุและคอร์สคงค้างของคลินิก
คอร์สที่ขายไปแล้วแต่ยังใช้ไม่ครบ คือบริการที่คลินิกยังต้องให้ผู้ป่วยในอนาคต เจ้าของคลินิกจึงควรรู้ตัวเลขนี้เสมอ ไม่ใช่ดูเพียงยอดขายคอร์สของเดือน
- ติดตามคอร์สใกล้หมดอายุ และติดต่อผู้ป่วยให้มาใช้ก่อนหมดเขต ดีกว่าปล่อยให้หมดอายุแล้วเกิดความไม่พอใจ
- ติดตามผู้ป่วยที่หายไป ผู้ป่วยที่ไม่มาใช้คอร์สนานผิดปกติอาจมีปัญหาที่คลินิกควรรู้
- ดูยอดคอร์สคงเหลือรวม เพื่อวางแผนกำลังคนและวัสดุที่ต้องใช้ในอนาคต
- ปรึกษาผู้ทำบัญชีเรื่องการรับรู้รายได้ เงินที่รับล่วงหน้าสำหรับบริการที่ยังไม่ได้ให้ มีวิธีบันทึกทางบัญชีที่ควรทำให้ถูกต้อง
การนัดหมายพร้อมแจ้งเตือนช่วยให้ผู้ป่วยมาใช้คอร์สตามแผนได้ดีขึ้น ดูวิธีตั้งค่าได้ที่แจ้งเตือนนัดทาง LINE OA อัตโนมัติ
จัดการคอร์สทรีตเมนต์ใน MACLINIC
MACLINIC ผูกคอร์สทรีตเมนต์ไว้กับข้อมูลผู้ป่วย ตัดครั้งการใช้ได้จาก Visit ที่มาใช้บริการ และกำหนดวันหมดอายุของคอร์สได้ ผู้ป่วยแต่ละรายมียอดคงเหลือให้เคาน์เตอร์ตรวจสอบได้ทันที ส่วนเงินมัดจำและยอดคงเหลือของผู้ป่วยก็บันทึกแยกไว้ชัดเจน
เจ้าของคลินิกดูรายงานคอร์สและมัดจำคงเหลือ รวมถึงรายงานรายได้ตามหมวด และส่งออกเป็น Excel ได้ เมื่อนัดผู้ป่วยมาใช้คอร์สครั้งถัดไป ระบบส่งแจ้งเตือนนัดอัตโนมัติทาง LINE OA ของคลินิกหรือ SMS และผู้ป่วยขอเลื่อนนัดผ่าน LINE ได้
สรุป
คอร์สทรีตเมนต์จะเป็นประโยชน์ทั้งกับผู้ป่วยและคลินิก เมื่อออกแบบเงื่อนไขชัดก่อนขาย ผูกคอร์สกับเวชระเบียน ตัดครั้งตาม Visit จริง แจ้งยอดคงเหลือทุกครั้ง และติดตามคอร์สใกล้หมดอายุอย่างสม่ำเสมอ ส่วนเรื่องบัญชีของเงินรับล่วงหน้าให้ผู้ทำบัญชีวางแนวทาง ถ้าอยากเลิกใช้บัตรกระดาษและเห็นคอร์สคงเหลือทั้งคลินิกในหน้าเดียว สมัครใช้งาน MACLINIC
