วันหมดอายุยา คุมให้อยู่หมัดด้วยการบันทึกล็อตยาในคลินิก

ในคลินิกส่วนใหญ่ ยาหนึ่งรายการมักไม่ได้มีแค่ล็อตเดียว ยาที่รับเข้ามาคนละครั้งมีเลขล็อตและวันหมดอายุยาต่างกัน แต่ถูกวางปนกันบนชั้นเดียว ถ้าคลินิกนับยาเป็นยอดรวมอย่างเดียว คุณจะไม่มีทางรู้ได้ว่ากล่องไหนกำลังจะหมดอายุจนกว่าจะเจอเข้ากับตาตัวเอง บทความนี้อธิบายว่าทำไมการบันทึกล็อตยาจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่สุดในการคุมวันหมดอายุ และจะทำให้เป็นนิสัยของทีมได้อย่างไร

ล็อตยาคืออะไร และเกี่ยวกับวันหมดอายุยาอย่างไร

ล็อต (Lot) หรือแบทช์ (Batch) คือกลุ่มยาที่ผลิตในรอบการผลิตเดียวกัน ผู้ผลิตจะพิมพ์เลขที่ล็อตไว้บนบรรจุภัณฑ์คู่กับวันผลิตและวันหมดอายุ ยาในล็อตเดียวกันจึงมีวันหมดอายุเท่ากัน การบันทึกยาเป็นล็อตจึงให้ประโยชน์สองต่อ

• รู้วันหมดอายุของยาทุกชิ้นในคลัง ไม่ใช่แค่รู้ว่ามียากี่ชิ้น
• ตรวจสอบย้อนกลับได้ หากมีประกาศเรียกคืนยาบางล็อต คลินิกจะรู้ทันทีว่ามีล็อตนั้นหรือไม่ เหลือเท่าไร และจ่ายออกไปแล้วเท่าไร

ลองนึกภาพวันที่มีข่าวเรียกคืนยาล็อตหนึ่ง หากคลินิกบันทึกล็อตไว้ คุณจะใช้เวลาไม่กี่นาทีเพื่อค้นว่ามีล็อตนั้นอยู่หรือไม่ แยกยาที่เหลือออกจากชั้น และวางแผนติดต่อผู้ป่วยที่เกี่ยวข้องตามคำแนะนำของผู้ผลิตหรือหน่วยงาน แต่ถ้าไม่ได้บันทึก ทีมต้องรื้อกล่องทุกกล่องมาไล่ดูทีละใบ และยังตอบไม่ได้ว่ายาล็อตนั้นถูกจ่ายออกไปแล้วหรือยัง

เมื่อมีข้อมูลล็อต ระบบคลังจึงสามารถจ่ายยาตามหลัก FEFO คือล็อตที่หมดอายุก่อนออกก่อน ซึ่งอธิบายละเอียดไว้ในบทความ ระบบคลังยาคลินิกแบบ FEFO คืออะไร

อ่านวันหมดอายุยาบนฉลากให้ถูกต้อง

ปัญหาที่พบบ่อยไม่ใช่การลืมดูวันหมดอายุ แต่คือการอ่านผิด เพราะผู้ผลิตแต่ละรายพิมพ์รูปแบบไม่เหมือนกัน ทีมคลินิกควรตกลงวิธีอ่านและวิธีบันทึกให้เป็นแบบเดียวกัน

อีกเรื่องที่ต้องระวังคือปี พ.ศ. กับ ค.ศ. ฉลากยาส่วนใหญ่ใช้ ค.ศ. หากพนักงานบางคนกรอกเป็น พ.ศ. ลำดับการจ่ายยาในระบบจะผิดทั้งหมด ควรกำหนดให้กรอกด้วยรูปแบบเดียวกันเสมอ และให้ระบบแสดงวันที่ให้ตรวจทานก่อนบันทึก

นอกจากนี้ ยาบางชนิดเมื่อเปิดใช้แล้ว ผสมแล้ว หรือแบ่งบรรจุแล้วจะมีอายุการใช้งานสั้นกว่าวันหมดอายุบนกล่อง เช่น ยาน้ำบางชนิดหรือยาหยอดตา ให้ยึดตามเอกสารกำกับยาและคำแนะนำของเภสัชกร และเขียนวันที่เปิดใช้ไว้บนขวดทุกครั้ง

ขั้นตอนบันทึกล็อตยาตั้งแต่รับเข้าคลัง

1. ตรวจของก่อนรับ เทียบชื่อยา ความแรง จำนวน กับใบส่งของ ตรวจสภาพบรรจุภัณฑ์ และดูว่าวันหมดอายุยาเหลือเพียงพอสำหรับการใช้งานของคลินิกหรือไม่
2. บันทึกล็อตก่อนวางขึ้นชั้น กรอกเลขล็อต วันหมดอายุ จำนวน และต้นทุนต่อหน่วย หากในการส่งครั้งเดียวมีหลายล็อต ให้บันทึกแยกทุกล็อต
3. ติดป้ายวันหมดอายุที่อ่านง่าย เช่น เขียนเดือนและปีตัวใหญ่ที่หน้ากล่อง เพื่อให้คนหยิบยาเห็นได้ทันที
4. วางล็อตใหม่ไว้ด้านหลัง เว้นแต่ล็อตใหม่หมดอายุเร็วกว่าล็อตเดิม ซึ่งเกิดขึ้นได้จริง
5. เก็บเอกสารรับยาไว้คู่กัน ใบส่งของและใบกำกับภาษีควรตรวจย้อนได้เมื่อต้องการตรวจสอบล็อต

เคล็ดลับ: ตกลงกับผู้แทนจำหน่ายไว้ล่วงหน้าว่าคลินิกจะรับยาที่มีอายุคงเหลืออย่างน้อยเท่าไร และถ้ารับยาที่อายุสั้นกว่านั้นจะมีเงื่อนไขเปลี่ยนคืนอย่างไร ข้อตกลงนี้ช่วยกันยาอายุสั้นเข้าคลังตั้งแต่ประตูแรก

วางรอบเฝ้าระวังวันหมดอายุยาแบบเป็นระบบ

การบันทึกล็อตเป็นแค่ครึ่งทาง อีกครึ่งคือการมองไปข้างหน้าเป็นประจำ แนะนำให้แบ่งยาใกล้หมดอายุเป็นช่วง และกำหนดว่าแต่ละช่วงต้องทำอะไร ตัวเลขด้านล่างเป็นตัวอย่างที่ปรับได้ตามความเร็วการใช้ยาของคลินิกคุณ

• ช่วงเฝ้าดู (เช่น เหลือไม่ถึง 6 เดือน) ตรวจว่าอัตราการใช้จะใช้หมดทันหรือไม่ ถ้าไม่ทัน ชะลอการสั่งซื้อยาตัวนั้น
• ช่วงเร่งใช้ (เช่น เหลือไม่ถึง 3 เดือน) แจ้งแพทย์และห้องยาให้ทราบ วางล็อตนี้ไว้หน้าสุด และพิจารณาคุยกับผู้แทนจำหน่ายเรื่องการเปลี่ยนคืนตามเงื่อนไขที่มี
• ช่วงห้ามจ่าย ยาที่ถึงวันหมดอายุแล้ว แยกออกจากชั้นทันที ติดป้าย "ห้ามจ่าย" เก็บในพื้นที่แยก และบันทึกตัดออกจากคลัง

สำหรับยาที่หมดอายุแล้ว คลินิกต้องจัดการทำลายให้ถูกต้องตามประเภทของยา โดยเฉพาะยาที่กฎหมายควบคุมเป็นพิเศษ ควรตรวจสอบแนวทางล่าสุดกับ สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) หรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด และบันทึกการตัดยาออกจากคลังอย่างมีหลักฐานตามแนวทางใน ปรับปรุงสต็อกยาอย่างมีหลักฐาน

ข้อผิดพลาดที่ทำให้คุมวันหมดอายุยาไม่อยู่

• บันทึกเฉพาะล็อตแรก แล้วรับล็อตถัดไปเป็นยอดเพิ่มโดยไม่แยกล็อต
• แกะยาออกจากกล่องเดิมแล้วเทรวมกันในขวดหรือลิ้นชัก จนไม่รู้ว่าเม็ดไหนมาจากล็อตใด
• ตรวจวันหมดอายุเฉพาะตอนนับสต็อกปลายปี ซึ่งช้าเกินไปสำหรับยาที่ใช้น้อย
• ยอดในระบบไม่ตรงกับของจริง เพราะไม่ได้ปรับยอดเมื่อยาแตกหรือเสียหาย ทางแก้คือ ตรวจนับสต็อกยา แยกตามล็อตเป็นรอบ

ทำได้อย่างไรใน MACLINIC

ใน MACLINIC การรับยาเข้าคลังทำเป็นล็อต พร้อมวันหมดอายุของแต่ละล็อต เมื่อมีการจ่ายยา ระบบจะตัดสต็อกจากล็อตที่หมดอายุก่อนตามหลัก FEFO ให้อัตโนมัติ และมีการแจ้งเตือนยาใกล้หมดอายุ รวมถึงยาใกล้หมด ช่วยให้ผู้ดูแลคลังเห็นรายการที่ต้องจัดการก่อนจะสายเกินไป เมื่อพบยาเสียหายหรือหมดอายุ ก็ทำการปรับปรุงสต็อกในระบบได้ และตรวจนับสต็อกเพื่อเทียบยอดในระบบกับของจริงเป็นรอบ ๆ ได้ในที่เดียวกัน

สรุป

การคุมวันหมดอายุยาให้ได้ผลเริ่มจากการบันทึกล็อตยาทุกครั้งที่รับเข้า อ่านฉลากให้ถูกรูปแบบ จัดชั้นวางให้ล็อตที่หมดอายุก่อนอยู่ด้านหน้า และวางรอบเฝ้าระวังล่วงหน้าเป็นช่วง ๆ เมื่อทำครบ คลินิกของคุณจะลดยาเสีย ลดต้นทุนจม และมั่นใจได้ว่าผู้ป่วยได้รับยาที่อยู่ในอายุใช้งานทุกครั้ง หากต้องการระบบที่บันทึกล็อตและเตือนยาใกล้หมดอายุให้อัตโนมัติ สามารถ สมัครใช้งาน MACLINIC ได้