จัดซื้อยาคลินิกด้วยใบสั่งซื้อ ลดการสั่งซ้ำและยาขาดสต็อก
สั่งยาผ่าน LINE หรือโทรศัพท์โดยไม่มีบันทึกคือต้นเหตุของการสั่งซ้ำและยาขาด บทความนี้วางขั้นตอนจัดซื้อยาด้วยใบสั่งซื้อที่คลินิกเล็กก็ทำได้ ตั้งแต่สั่งจนรับของเข้าคลัง
ในคลินิกขนาดเล็ก การจัดซื้อยามักเกิดขึ้นแบบไม่เป็นทางการ พนักงานเห็นยาเหลือน้อยก็ส่งข้อความหาผู้แทนจำหน่าย แพทย์อีกคนก็โทรสั่งเพิ่มเอง สุดท้ายยาตัวเดียวกันมาส่งสองรอบ ขณะที่อีกตัวที่ควรสั่งไม่มีใครสั่ง ปัญหานี้แก้ได้ด้วยเครื่องมือพื้นฐานที่สุดอย่าง "ใบสั่งซื้อ" (Purchase Order หรือ PO) และขั้นตอนที่ทุกคนในทีมรู้ตรงกัน บทความนี้อธิบายวิธีวางระบบจัดซื้อที่ไม่ยุ่งยากเกินขนาดของคลินิก
ปัญหาที่เกิดจากการจัดซื้อยาแบบไม่มีระบบ
- สั่งซ้ำ เพราะไม่มีที่ให้ดูว่ามีคนสั่งไปแล้วหรือยัง
- ยาขาด เพราะไม่มีใครรับผิดชอบดูรายการที่ใกล้หมด
- ราคาไม่สม่ำเสมอ สั่งยาตัวเดียวกันแต่ได้ราคาคนละแบบ เพราะไม่มีประวัติให้เทียบ
- รับของไม่ครบหรือผิดรายการโดยไม่รู้ตัว เพราะไม่มีเอกสารต้นทางให้ตรวจเทียบ
- ตรวจสอบย้อนหลังยาก เมื่อต้องการรู้ว่าใครสั่ง เมื่อไร ราคาเท่าไร ต้องไล่หาในแชตย้อนหลัง
ใบสั่งซื้อทำหน้าที่เป็น "แหล่งความจริงเดียว" ว่าคลินิกสั่งอะไร จากใคร เท่าไร และได้รับของแล้วหรือยัง
กำหนดคนรับผิดชอบให้ชัด
ก่อนจะลงรายละเอียดขั้นตอน ให้ตกลงบทบาทในทีมก่อน คลินิกเล็กอาจมีคนไม่กี่คน แต่ก็ควรแยกหน้าที่หลักออกจากกันเท่าที่ทำได้
- ผู้ดูแลคลังหรือเภสัชกร ติดตามรายการยาใกล้หมด และเป็นคนเดียวที่สร้างใบสั่งซื้อ
- เจ้าของคลินิกหรือผู้จัดการ อนุมัติใบสั่งซื้อ โดยเฉพาะรายการมูลค่าสูงหรือผู้จำหน่ายรายใหม่
- ผู้ตรวจรับ ถ้าเป็นไปได้ ควรเป็นคนละคนกับผู้สั่ง เพื่อให้มีการตรวจทานสองชั้นโดยธรรมชาติ
- ฝ่ายบัญชี ตรวจใบแจ้งหนี้เทียบกับใบสั่งซื้อและของที่รับจริงก่อนชำระเงิน
แพทย์ที่ต้องการยาเพิ่มหรือยาใหม่ ให้แจ้งผ่านผู้ดูแลคลัง แทนการติดต่อผู้แทนจำหน่ายเอง วิธีนี้ไม่ได้ลดบทบาทของแพทย์ แต่ทำให้ทุกคำขอถูกรวมไว้ในที่เดียว
ขั้นตอนจัดซื้อยาด้วยใบสั่งซื้อ
- สำรวจความต้องการ ดูรายการยาที่ถึงจุดสั่งซื้อหรือได้รับการแจ้งเตือนว่าใกล้หมด รวมถึงคำขอพิเศษจากแพทย์ เช่น ยาสำหรับหัตถการที่นัดไว้ล่วงหน้า
- ตรวจของที่สั่งค้างอยู่ ก่อนสร้างใบสั่งซื้อใหม่ ให้ดูว่ามีใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับของสำหรับยาตัวนั้นหรือไม่ ขั้นนี้คือจุดที่ตัดปัญหาสั่งซ้ำได้มากที่สุด
- สร้างใบสั่งซื้อ ระบุผู้จำหน่าย รายการยา ความแรง ขนาดบรรจุ จำนวน ราคาต่อหน่วยที่ตกลง และวันที่ต้องการรับของ
- ตรวจทานและอนุมัติ กำหนดว่าใครมีสิทธิ์อนุมัติ เช่น เจ้าของคลินิกหรือเภสัชกร โดยเฉพาะเมื่อยอดสั่งเกินวงเงินที่ตั้งไว้
- ส่งใบสั่งซื้อให้ผู้จำหน่าย ส่งเป็นไฟล์หรือเอกสาร ไม่ใช่พิมพ์รายการใหม่ในแชต เพื่อให้ข้อมูลตรงกันทั้งสองฝั่ง
- รับของและตรวจเทียบ เทียบของที่มาส่งกับใบสั่งซื้อและใบส่งของ ตรวจจำนวน ล็อต วันหมดอายุ และสภาพสินค้า
- รับเข้าคลังเป็นล็อต บันทึกเลขล็อต วันหมดอายุ และต้นทุนต่อหน่วย ก่อนวางขึ้นชั้น
- ปิดใบสั่งซื้อ เมื่อได้รับครบ หรือบันทึกส่วนที่ค้างส่งไว้ให้ชัด และส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชีตรวจกับใบแจ้งหนี้
เคล็ดลับ: ตั้งกติกาง่าย ๆ ว่า "ไม่มีใบสั่งซื้อ ไม่รับของ" เว้นแต่กรณีเร่งด่วนที่เจ้าของคลินิกอนุมัติ แล้วให้สร้างใบสั่งซื้อย้อนหลังทันที กติกาเดียวนี้ทำให้ทุกการสั่งซื้อมีร่องรอยครบ
ตรวจรับยาอย่างไรให้รอบคอบ
การตรวจรับคือด่านสุดท้ายก่อนยาเข้าคลัง ความผิดพลาดที่หลุดตรงนี้จะตามไปถึงห้องยาและผู้ป่วย ควรมีเช็กลิสต์ติดไว้ที่จุดรับของ
| สิ่งที่ตรวจ | ตรวจเทียบกับ | ถ้าไม่ตรงควรทำอย่างไร |
|---|---|---|
| ชื่อยา ความแรง รูปแบบ ขนาดบรรจุ | ใบสั่งซื้อ | ไม่รับรายการที่ผิด แจ้งผู้จำหน่ายเป็นลายลักษณ์อักษร |
| จำนวนที่ส่ง | ใบสั่งซื้อและใบส่งของ | บันทึกจำนวนที่รับจริง ระบุส่วนค้างส่ง |
| เลขล็อตและวันหมดอายุ | เกณฑ์อายุคงเหลือขั้นต่ำที่คลินิกตกลงไว้ | ปฏิเสธหรือขอเปลี่ยนตามเงื่อนไข |
| สภาพบรรจุภัณฑ์ | ต้องไม่ฉีกขาด เปียก หรือมีร่องรอยเปิด | ถ่ายภาพเป็นหลักฐาน และไม่รับรายการนั้น |
| ยาที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ | ภาชนะเก็บความเย็นและเงื่อนไขการขนส่ง | นำเข้าตู้เย็นทันที และสอบถามผู้จำหน่ายหากสงสัยเรื่องอุณหภูมิระหว่างขนส่ง |
| ราคาต่อหน่วย | ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ | แจ้งฝ่ายบัญชีก่อนชำระเงิน |
เรื่องการบันทึกล็อตและวันหมดอายุตอนรับของ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ใน คุมวันหมดอายุยาด้วยล็อตยา
เลือกผู้จำหน่ายและแหล่งซื้อยาอย่างมั่นใจ
ราคาถูกไม่ใช่เกณฑ์เดียว คลินิกควรซื้อยาจากผู้จำหน่ายที่มีใบอนุญาตถูกต้อง และยาต้องเป็นยาที่ขึ้นทะเบียนตำรับยาแล้ว สามารถตรวจสอบข้อมูลผลิตภัณฑ์และประกาศที่เกี่ยวข้องได้จาก สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) นอกจากนี้ควรพิจารณา
- ความสม่ำเสมอในการส่งของ ระยะเวลาตั้งแต่สั่งจนได้รับ (lead time) ยิ่งแน่นอน ยิ่งวางแผนสต็อกได้ง่าย
- นโยบายเปลี่ยนคืน สำหรับยาที่ส่งผิด เสียหาย หรือมีอายุคงเหลือสั้น
- ขั้นต่ำในการสั่ง ที่ไม่บังคับให้คลินิกซื้อมากเกินกว่าที่ใช้ทันก่อนหมดอายุ
- ความชัดเจนของเอกสาร ใบส่งของและใบกำกับภาษีที่ตรงกับของที่ส่งจริง
การมีผู้จำหน่ายสำรองสำหรับยาที่จำเป็นช่วยลดความเสี่ยงเมื่อผู้จำหน่ายหลักขาดสต็อก แต่ควรสั่งผ่านใบสั่งซื้อในระบบเดียวกันเสมอ เพื่อให้เห็นภาพรวมทั้งหมด
สั่งเท่าไรถึงพอดี
คำถามที่ตามมาหลังจากมีใบสั่งซื้อแล้วคือ ควรสั่งเมื่อไรและสั่งครั้งละเท่าไร หลักคิดคือสั่งเมื่อยาลดลงถึงระดับที่พอใช้ระหว่างรอของมาส่ง และสั่งในจำนวนที่ใช้ทันก่อนหมดอายุ วิธีคำนวณแบบง่ายอธิบายไว้ใน ตั้งจุดสั่งซื้อยาไม่ให้ยาขาด ส่วนการต่อรองราคาและการชั่งน้ำหนักระหว่างส่วนลดจากการสั่งจำนวนมากกับความเสี่ยงยาหมดอายุ ดูได้ที่ ลดต้นทุนยาคลินิกโดยไม่ลดคุณภาพ
- ยาที่ใช้สม่ำเสมอ สั่งเป็นรอบคงที่ เช่น ทุกสองสัปดาห์
- ยาที่ใช้นาน ๆ ครั้ง สั่งเท่าที่จำเป็น และพิจารณาว่ายังจำเป็นต้องสต็อกหรือไม่
- ยาสำหรับหัตถการที่นัดไว้ สั่งตามตารางนัด ไม่ต้องสต็อกล่วงหน้ามากเกินไป
ทำได้อย่างไรใน MACLINIC
MACLINIC มีเมนูใบสั่งซื้อในคลังยา ให้คลินิกสร้างใบสั่งซื้อยาและเวชภัณฑ์ได้ในระบบ เมื่อของมาถึงก็รับยาเข้าคลังเป็นล็อตพร้อมวันหมดอายุ ซึ่งระบบจะใช้ตัดสต็อกตามหลัก FEFO ต่อไป การแจ้งเตือนยาใกล้หมดช่วยให้ผู้ดูแลคลังรู้ว่าถึงเวลาต้องสั่งยาตัวไหน และสิทธิ์ผู้ใช้ตามบทบาททำให้กำหนดได้ว่าใครเข้าถึงงานคลังได้บ้าง ทั้งหมดทำผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
สรุป
การจัดซื้อยาที่เป็นระบบไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แค่ทุกการสั่งต้องผ่านใบสั่งซื้อ ตรวจของค้างสั่งก่อนสั่งใหม่ ตรวจรับเทียบกับเอกสาร และรับเข้าคลังเป็นล็อตทุกครั้ง คลินิกของคุณจะลดการสั่งซ้ำ ลดยาขาด และมีประวัติราคาไว้ต่อรองในรอบถัดไป หากต้องการเริ่มใช้ใบสั่งซื้อและคลังยาในระบบเดียว สามารถ สมัครใช้งาน MACLINIC ได้
