จุดสั่งซื้อยา (Reorder Point) คำนวณอย่างไรไม่ให้ยาขาดสต็อก
ยาขาดกลางคันกับยาล้นจนหมดอายุ มีต้นเหตุเดียวกันคือไม่รู้ว่าควรสั่งเมื่อไร บทความนี้สอนตั้งจุดสั่งซื้อยาด้วยสูตรง่าย ๆ พร้อมตัวอย่างที่คลินิกนำไปใช้ได้ทันที
"ยาหมดแล้วค่ะ" เป็นประโยคที่ไม่มีแพทย์คนไหนอยากได้ยินกลางห้องตรวจ แต่ทางแก้ไม่ใช่การซื้อยามาตุนไว้เยอะ ๆ เพราะยาที่ล้นคลังก็เสี่ยงหมดอายุและจมทุน สิ่งที่คลินิกต้องการคือจุดสั่งซื้อยา (Reorder Point) ซึ่งเป็นตัวเลขที่บอกว่า เมื่อยาเหลือถึงระดับนี้ต้องสั่งทันที เพื่อให้ของใหม่มาถึงก่อนของเดิมหมด บทความนี้อธิบายวิธีคำนวณแบบที่ไม่ต้องใช้สถิติซับซ้อน และวิธีนำไปใช้จริงในคลินิกของคุณ
จุดสั่งซื้อยาคืออะไร ทำไมคลินิกต้องมี
จุดสั่งซื้อคือระดับคงเหลือขั้นต่ำของยาแต่ละรายการที่เป็นสัญญาณให้เริ่มสั่งซื้อ หากตั้งต่ำเกินไป ยาจะหมดก่อนของใหม่มาส่ง หากตั้งสูงเกินไป คลินิกจะสั่งบ่อยเกินจำเป็นและมียาค้างคลังมาก การตั้งตัวเลขที่เหมาะสมจึงช่วยได้หลายเรื่องพร้อมกัน
- ไม่ต้องพึ่งความจำของคนใดคนหนึ่ง ใครดูคลังก็ตัดสินใจได้เหมือนกัน
- ลดยาขาด โดยเฉพาะยาที่ใช้บ่อยและยาที่ไม่มีตัวเลือกทดแทน
- ลดยาค้างคลังและยาหมดอายุ เพราะไม่ต้องซื้อเผื่อแบบกะ ๆ
- วางแผนเงินสดได้ เพราะรอบการสั่งซื้อคาดการณ์ได้
สูตรคำนวณจุดสั่งซื้อยาแบบง่าย
สูตรพื้นฐานที่ใช้กันแพร่หลายในการบริหารสินค้าคงคลังคือ
จุดสั่งซื้อ = (ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน × ระยะเวลารอของ) + สต็อกสำรอง
มีตัวแปรสามตัวที่ต้องหา
1. ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน
ดูจากประวัติการจ่ายยาย้อนหลัง เช่น 3 เดือนที่ผ่านมา แล้วหารด้วยจำนวนวันที่คลินิกเปิดให้บริการจริง ไม่ใช่จำนวนวันในปฏิทิน หากคลินิกปิดวันอาทิตย์ การหารด้วยวันปฏิทินจะทำให้ได้ตัวเลขต่ำกว่าความเป็นจริง ใช้หน่วยเดียวกับที่ตัดสต็อก เช่น เม็ดหรือขวด
2. ระยะเวลารอของ (Lead time)
นับจากวันที่ส่งใบสั่งซื้อจนถึงวันที่ยาพร้อมจ่ายบนชั้น ไม่ใช่แค่วันที่ผู้จำหน่ายบอก ให้รวมเวลาที่คลินิกใช้ในการอนุมัติและตรวจรับด้วย ดูจากประวัติการสั่งจริงหลาย ๆ ครั้งจะแม่นกว่า
3. สต็อกสำรอง (Safety stock)
คือจำนวนเผื่อสำหรับความไม่แน่นอน เช่น วันที่มีผู้ป่วยมากผิดปกติ หรือผู้จำหน่ายส่งช้ากว่าปกติ วิธีที่เข้าใจง่ายคือ
สต็อกสำรอง = (ปริมาณใช้สูงสุดต่อวัน × ระยะเวลารอของนานที่สุด) − (ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน × ระยะเวลารอของเฉลี่ย)
วิธีนี้ไม่ต้องใช้สถิติขั้นสูง และเหมาะกับคลินิกที่มีข้อมูลย้อนหลังไม่มากนัก
ตัวอย่างคำนวณจุดสั่งซื้อยาทีละขั้น
สมมติยารายการหนึ่งในคลินิก (ตัวเลขทั้งหมดเป็นตัวอย่างประกอบการคำนวณเท่านั้น)
| ข้อมูล | ค่าตัวอย่าง |
|---|---|
| ปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน | 40 เม็ด |
| ปริมาณใช้สูงสุดต่อวัน (ช่วงที่ผ่านมา) | 60 เม็ด |
| ระยะเวลารอของเฉลี่ย | 3 วัน |
| ระยะเวลารอของนานที่สุด | 5 วัน |
- ปริมาณใช้ระหว่างรอของตามปกติ = 40 × 3 = 120 เม็ด
- สต็อกสำรอง = (60 × 5) − (40 × 3) = 300 − 120 = 180 เม็ด
- จุดสั่งซื้อ = 120 + 180 = 300 เม็ด
แปลว่า เมื่อยาคงเหลือลดลงเหลือ 300 เม็ด ต้องสั่งซื้อทันที ส่วนจะสั่งครั้งละเท่าไร ให้คิดจากระดับสูงสุดที่ต้องการเก็บ (Max) ซึ่งไม่ควรเกินปริมาณที่ใช้ทันก่อนหมดอายุ และไม่ควรเกินพื้นที่จัดเก็บที่มี เช่น ถ้าต้องการให้มีพอใช้ประมาณ 1 เดือน ระดับสูงสุดอาจอยู่ราว 40 × 26 วันทำการ แล้วสั่งเท่ากับระดับสูงสุดลบยาคงเหลือ ณ วันที่สั่ง
ปรับจุดสั่งซื้อยาให้เหมาะกับยาแต่ละกลุ่ม
ยาแต่ละรายการไม่ควรใช้หลักเดียวกันทั้งหมด ลองแบ่งตามลักษณะการใช้
- ยาที่ใช้บ่อยและสำคัญ ใช้สูตรเต็ม มีสต็อกสำรองเสมอ และทบทวนตัวเลขทุกเดือน
- ยาตามฤดูกาล เช่น ช่วงที่โรคทางเดินหายใจระบาดมากขึ้น ให้ใช้ปริมาณใช้ต่อวันจากช่วงเดียวกันของปีก่อน และปรับตัวเลขขึ้นลงตามฤดู
- ยาที่ใช้นาน ๆ ครั้งหรือราคาสูง อาจตั้งจุดสั่งซื้อต่ำและสั่งครั้งละน้อย หรือสั่งตามนัดหมายของผู้ป่วยแทนการสต็อก
- ยาที่อายุสั้นหรือต้องแช่เย็น ระวังระดับสูงสุดเป็นพิเศษ เพราะซื้อมากไปก็เสียง่าย
- ยาที่ผู้จำหน่ายส่งไม่แน่นอน เพิ่มสต็อกสำรอง หรือหาผู้จำหน่ายสำรองที่ได้รับอนุญาตถูกต้อง
ทบทวนตัวเลขเมื่อไร
นอกจากทบทวนตามรอบ เช่น ทุกเดือนหรือทุกไตรมาส ควรคำนวณจุดสั่งซื้อยาใหม่ทันทีเมื่อเกิดเหตุการณ์เหล่านี้
- มีแพทย์เข้าใหม่หรือแพทย์ลาออก ซึ่งทำให้รูปแบบการสั่งยาเปลี่ยน
- เปิดบริการหรือหัตถการใหม่ที่ใช้ยาหรือเวชภัณฑ์รายการนั้น
- เปลี่ยนผู้จำหน่าย หรือผู้จำหน่ายเปลี่ยนรอบการจัดส่ง
- เปลี่ยนไปใช้ยาชื่อการค้าอื่นที่มีขนาดบรรจุต่างจากเดิม
ในบางช่วงอาจมียาบางรายการขาดแคลนในตลาด ซึ่งทำให้ระยะเวลารอของยาวขึ้นมาก ช่วงนั้นควรติดตามข่าวสารจากผู้จำหน่ายและประกาศของ สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) แล้วปรับสต็อกสำรองชั่วคราว พร้อมปรึกษาแพทย์เรื่องยาทางเลือกที่เหมาะสมไว้ล่วงหน้า แทนที่จะรอให้ยาหมดแล้วค่อยแก้ปัญหา
จุดสั่งซื้อที่ดีต้องอาศัยตัวเลขคงเหลือที่เชื่อถือได้ หากยอดในระบบคลาดเคลื่อน ต่อให้สูตรถูกก็สั่งผิดอยู่ดี จึงควรควบคู่กับการ ตรวจนับสต็อกยา อย่างสม่ำเสมอ และใช้ ระบบคลังยาแบบ FEFO เพื่อให้ยาที่สั่งมาถูกใช้ตามลำดับวันหมดอายุ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ตั้งครั้งเดียวแล้วไม่เคยทบทวน ทั้งที่จำนวนผู้ป่วย แพทย์ และแนวทางการสั่งยาเปลี่ยนตลอด
- ใช้ระยะเวลารอของตามที่ผู้จำหน่ายบอก โดยไม่นับวันหยุด เวลาอนุมัติ และเวลาตรวจรับ
- ถึงจุดสั่งซื้อแล้วแต่ไม่มีใครสั่ง เพราะไม่ได้กำหนดผู้รับผิดชอบ ควรผูกกับขั้นตอน จัดซื้อยาด้วยใบสั่งซื้อ ที่ชัดเจน
- ลืมของที่สั่งค้างไว้ ยาถึงจุดสั่งซื้อแต่มีใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับของอยู่แล้ว ถ้าไม่ตรวจก่อนจะกลายเป็นสั่งซ้ำ
ทำได้อย่างไรใน MACLINIC
MACLINIC แจ้งเตือนยาใกล้หมดและยาใกล้หมดอายุในคลังยา ช่วยให้ผู้ดูแลคลังเห็นรายการที่ถึงเวลาต้องตัดสินใจ คุณนำตัวเลขจุดสั่งซื้อที่คำนวณได้มาใช้ประกอบการพิจารณา แล้วสร้างใบสั่งซื้อในระบบได้ทันที เมื่อของมาถึงก็รับเข้าคลังเป็นล็อตพร้อมวันหมดอายุ และระบบตัดสต็อกตามหลัก FEFO ทั้งหมดใช้งานผ่านเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต และกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ตามบทบาทได้ว่าใครเข้าถึงงานคลังยา
สรุป
จุดสั่งซื้อยาคือตัวเลขเดียวที่ช่วยให้คลินิกไม่ต้องเลือกระหว่างยาขาดกับยาล้นคลัง เริ่มจากหาปริมาณใช้เฉลี่ยต่อวัน ระยะเวลารอของ และสต็อกสำรอง ใช้สูตรง่าย ๆ คำนวณ แล้วปรับตามกลุ่มยาและฤดูกาล ที่สำคัญคือทบทวนสม่ำเสมอและกำหนดคนรับผิดชอบการสั่ง หากต้องการระบบคลังยาที่แจ้งเตือนยาใกล้หมดและสร้างใบสั่งซื้อได้ในที่เดียว สามารถ สมัครใช้งาน MACLINIC ได้
